Políticas y Procedimientos Habeas Data

La Corporación EMERGENTE, asociación civil sin ánimo de lucro, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT. 900994468-2 (en adelante la “EMERGENTE”).

Atendiendo a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, ha preparado y establecido las siguientes políticas internas orientadas al adecuado tratamiento y administración de los datos personales que han sido recolectados y almacenados en sus bases de datos.

El presente documento busca socializar y difundir dichas políticas entre todos los miembros de nuestra institución, lo cual incluye a todas las personas involucradas y/o relacionadas con las actividades educativas, formativas, culturales y administrativas desarrolladas por EMERGENTE en las que pueda existir recolección o tratamiento de datos personales.

Por consiguiente, las políticas aquí previstas serán aplicables a los estudiantes, padres de familia, docentes, conferencistas, funcionarios, empleados, junta directiva, órganos administrativos, contratistas, subscontratistas y demás personas naturales, jurídicas o terceros que estén involucradas o lleguen a involucrarse de cualquier manera con EMERGENTE y que puedan llegar a tener cualquier tipo de injerencia o participación en la recolección o tratamiento de datos personales.

1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES CAPTURADOS POR EMERGENTE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión entre otras, de datos personales de personas naturales por EMERGENTE, deberá obtenerse autorización previa e informada de su Titular (persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, la cual podrá ser concedida por medio escrito u oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme la ley.

Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. EMERGENTE en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y en consecuencia la presente política.

e) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones so¬bre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

j) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

En aplicación de los términos de la normatividad aplicable en materia de datos personales, EMERGENTE asume el papel de Encargada del Tratamiento y Responsable del Tratamiento en todos los casos o en algunos de ellos, dependiendo de cada uno, cuando recolecte, almacene, use, circule, suprima, transfiera o transmita datos de Titulares en alguna de sus actividades, ya sea por si misma o a través de terceros.

A las personas que sean dueñas y/o titulares de los datos personales que nos van ser suministrados o que nos han sido suministrados, les asisten los siguientes derechos.

a) Conocer, actualizar y/o rectificar sus datos personales, mediante una solicitud enviada al responsable o al encargado del tratamiento de dicha información. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Nota: los exámenes oficiales, las evaluaciones de rendimiento, los trabajos académicos, los informes de resultados y demás datos que utilice EMERGENTE para registrar el desempeño de los estudiantes no podrá ser modificada y/o alterada, salvo en aquellos casos en que el titular de la información compruebe que dicha información fue mal archivada o procesada con errores.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en aquellos casos en que dicha autorización no sea necesaria de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el responsable y/o el encargado del tratamiento o tratamientos, previa solicitud escrita, respecto a los usos que se les dará o se les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas o reclamos por infracciones cometidas por EMERGENTE, a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar en cualquier momento la autorización y/o solicitar la supresión de la información contenida en la base de datos de EMERGENTE, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

Nota: Bajo ninguna circunstancia se eliminará o suprimirá la información relacionada con exámenes institucionales, evaluaciones de rendimiento, trabajos académicos, informes de resultados, y demás datos que utilice EMERGENTE para registrar el desempeño de los estudiantes.

f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y de los cuales sea el titular exclusivo.

3. PROCEDIMIENTO

3.1. Con respecto a la recolección de datos e información:

EMERGENTE, en desarrollo de su objeto social, permanentemente realiza la recolección de datos personales de aquellas personas que tienen algún tipo de vínculo con la entidad. Los casos y ejemplos más significativos de esta labor, sin limitarse a ellos, son:

– Los datos de los titulares, estudiantes y padres de familia de EMERGENTE. Estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos, mantener con ellos una relación académica, cultural o comercial.

La firma del documento o certificado de inscripción a cursos, programas, convenios, exámenes, eventos culturales, actividades, convenios, viajes, por parte de titulares, estudiantes y/o padres de familia o terceros, indica la aceptación de estas políticas, términos y condiciones, y ratifica su conocimiento y consentimiento con las políticas que aquí se enuncian.

– Los datos de profesores, docentes, funcionarios, empleados, contratistas y subcontratistas de EMERGENTE, se recolectan al momento de hacer el proceso de selección o contratación y son necesarios para crear el archivo o carpeta de cada uno de ellos.

– Los datos de los usuarios y clientes de los bienes y servicios ofrecidos por EMERGENTE. Esto incluye a los usuarios de las diferentes sedes de EMERGENTE en las diferentes ciudades del país.

– Los datos de las personas que trabajen, colaboren o presten cualquier tipo de servicio relacionado con los medios de comunicación de EMERGENTE (Pagina web, revistas, flyers, newsletters, eventos, actividades culturales, etc.).

– Los datos de los afiliados a otras personas jurídicas o a otras entidades sin ánimo de lucro que tienen convenios o una relación directa con EMERGENTE, como por ejemplo el Fondo de Empleados, instituciones educativas, colegios, universidades, entes administrativos dentro y fuera de Colombia.

– Los datos de los conferencistas y los asistentes de las charlas, conferencias, seminarios y conversatorios y actividades o eventos educativos o culturales organizados por EMERGENTE o en los que esta última participe.

Todos estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos, mantener con ellos una comunicación abierta, e invitarlos a participar en los diferentes servicios, cursos, exámenes y actividades de EMERGENTE.

3.2. Almacenamiento de información:

– En lo que respecta a los titulares y los estudiantes, una vez se concluye el proceso de inscripción a los cursos, exámenes, eventos, convenios y viajes de manera física o electrónica, se crea un registro en nuestras bases de datos para archivar toda la información personal y académica de cada titular o estudiante.

El acceso a dicha carpeta está limitado a aquellas personas que participan directamente en el proceso educativo y pedagógico del estudiante y aquellos funcionarios o contratistas de EMERGENTE que participan en los asuntos administrativos de esta última.

– En lo que respecta a los datos de profesores, docentes, junta directiva, funcionarios, empleados y contratistas de EMERGENTE, una vez se concluye el proceso de vinculación, de manera electrónica, se crea una carpeta especial para archivar toda la información personal y laboral de cada empleado.

– Los datos de los clientes y usuarios de las instalaciones de EMERGENTE, que se captan para el ingreso a dichas dependencias.

– Los datos de los proveedores de bienes o servicios de EMERGENTE, que se recopilan con el propósito de contar con la información necesaria para la normal ejecución de los acuerdos, convenios y contratos existentes con esos proveedores.

3.3. Uso interno de los datos personales:

– Las diferentes áreas de EMERGENTE pueden tener acceso a las bases de datos en lo referente a su especialidad y tarea dentro de la institución y conforme a los usos o tratamientos autorizados por sus titulares.

– Los docentes, el personal administrativo y los funcionarios de EMERGENTE tendrán la información de los estudiantes y de los padres de los estudiantes menores de edad, para gestionar la relación pedagógica, realizar campañas de servicio y atender todo lo relacionado con las obligaciones educativas.

3.4. Circulación de la información:

– EMERGENTE utilizará la información relacionada con sus estudiantes, únicamente con los fines establecidos en la Ley, dentro y fuera del territorio Colombiano.

– En ningún caso se enajenarán a favor de terceros, temporal o definitivamente, de manera parcial o total, gratuita u onerosa, los datos personales contenidos en las bases de datos de EMERGENTE.

– EMERGENTE garantiza que el manejo de la información se efectuará y ejecutará bajos lo más altos estándares de seguridad y confidencialidad. En caso en que autoridades judiciales soliciten esta información a EMERGENTE, ésta estará obligada a compartir la misma de acuerdo con lo establecido por la legislación Colombiana.

3.5. Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos:

EMERGENTE deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos a su información, cuando así lo requiera, para realizar consultas así como garantizar el derecho a los Titulares de presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales.

EMERGENTE podrá recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos Personales de:

a. El titular del dato.

b. De los causahabientes, representantes legales o apoderados de los titulares.

c. De entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones sociales o legales.

d. Por orden judicial y de terceros autorizados por el titular o por la Ley.

e. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Las consultas, solicitudes y/o reclamos deberán dirigirse de la siguiente manera:

Al correo electrónico: emergente.ec@gmail.com siempre que la dirección electrónica desde la cual se remita la solicitud esté registrada en la base de datos de EMERGENTE. De lo contrario podrá utilizar la línea telefónica No. 315 673 7771; en donde le solicitarán datos de control para verificar la identidad del titular.

Las consultas sobre datos personales serán resueltas por EMERGENTE en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular o a sus causahabientes, manifestando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El trámite de estas consultas y reclamos será gratuito, excepto en los casos señalados expresamente por la ley.

3.6. Revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos:

1) Dado el carácter revocable de la autorización, los titulares de la información podrán, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Esta solicitud debe ser dirigida así:

Al correo electrónico: emergente.ec@gmail.com siempre que la dirección electrónica desde la cual se remita la solicitud esté registrada en la base de datos de EMERGENTE. De lo contrario podrá utilizar la línea telefónica No. 315 673 7771; en donde le solicitarán datos de control tendientes a verificar la identidad del titular.

Nota: Bajo ninguna circunstancia se eliminará o suprimirá la información relacionada con exámenes oficiales, evaluaciones de rendimiento, trabajos académicos, informes de resultados, boletines de notas y demás datos que utilice EMERGENTE para registrar el desempeño de los estudiantes.

2) Mientras esta revocatoria no se produzca, se entenderá que la autorización dada por el titular de la información permanece vigente.

4. FINES PARA LOS CUALES EMERGENTE RECOLECTA DATOS PERSONALES

4.1. La información de los estudiantes y de los padres de familia que han sido recolectados en nuestra base de datos tiene como finalidad:

1. Llevar a cabo el proceso pedagógico y demás objetivos educativos y académicos establecidos por EMERGENTE.

2. Informar de manera oportuna a los estudiantes y/o padres de familia o acudientes, sobre las actividades de EMERGENTE, así como sobre los beneficios a los que pueden acceder, mediante las diferentes actividades y programas desplegados por EMERGENTE.

3. Informar o invitar a los estudiantes a eventos, actividades, viajes y cursos.

4. Adelantar campañas de seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción, actualización de datos de información, campañas pedagógicas y servicios especiales.

5. Atender Preguntas Quejas y Reclamos – PQRs -.

6. Atención de requerimientos de autoridades y suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley.

7. Recaudar la información financiera de los estudiantes, para aquellos casos en que EMERGENTE otorgue créditos a sus estudiantes o tenga que realizar cobros judiciales o extrajudiciales.

8. El envío de correspondencia, correos electrónicos, newsletters, contacto telefónico o cualquier otro método con sus estudiantes, proveedores y usuarios de sus distintos programas, actividades, cursos, viajes, eventos y convenios, en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para sus actividades académicas y culturales) o estudios de mercado enfocados a su actividad educativa y cultural o para la prestación de servicios complementarios, aun cuando hayan culminado sus estudios en EMERGENTE.

9. Para el envío de correspondencia, correos electrónicos, comunicados, boletines virtuales, invitaciones o contacto telefónico de sus diferentes programas, actividades, cursos, viajes, eventos y convenios.

10. Manejo interno a efectos de registro de sus estudiantes o titulares, que se inscriben o participan en las diferentes actividades, cursos, viajes, eventos y convenios de EMERGENTE.

11. Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus estudiantes cuando EMERGENTE les otorga créditos o plazos para el pago de sus programas o inscripciones.

12. Ejecución y/o cumplimiento de los contratos o convenios que tiene con terceros para la ejecución de sus actividades, cursos, viajes, eventos y convenios.

13. Para compartir información con aliados educativos, académicos y comerciales, para el ofrecimiento de servicios con beneficios para nuestros estudiantes y afiliados.

14. Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas, convenios o contratos para fines académicos, educativos o comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro del objeto de EMERGENTE.

15. Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las bases de datos.

16. Obtención de información de grupos de interés para el relacionamiento de EMERGENTE (datos de contacto de periodistas y autoridades).

17. Transferencia y transmisión de datos a terceros dentro y fuera de Colombia con quienes realice convenios o alianzas relacionadas con su objeto o sus actividades, o con quienes contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos.

18. Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia principalmente a Datacredito y Sifin.

19. Análisis de prospectos con fines académicos, educativos o comerciales.

20. Gestiones de cobranzas o de índole comercial.

21. Compartirla con terceros aliados, proveedores y sociedades ubicadas dentro o fuera del país, en particular para la realización de actividades académicas, educativas o comerciales.

22. Las imágenes y registros efectuados por los equipos de video vigilancia serán utilizados exclusivamente para: a) La seguridad de las personas que nos visitan. b) Contar con la información para atender: Planes internos de emergencia en situaciones de riesgo. c) Para el desarrollo de los programas internos de nuestra institución en su beneficio. En ningún caso esta información será transferida ni transmitida a terceras personas, salvo que sea en cumplimiento de un deber legal.

4.2. Los datos recolectados a empleados tienen como finalidad:

1. Cumplir con las obligaciones legales en desarrollo del contrato laboral.

2. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí misma o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de EMERGENTE.

3. Manejar adecuadamente la información sensible, según lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. Con respecto a esta información EMERGENTE se compromete a:

a. Informarle al titular de la información el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de los mismos.

b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estás versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niños, niñas y adolescentes.

c. Los derechos que se le asistan como titular.

d. La identificación, la dirección física y/o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento, el cual se compromete a conservar prueba de su cumplimiento y a entregar copia al titular cuando éste lo necesite.

4.3. Los datos recolectados a proveedores, asesores y consultores tienen como finalidad:

1. La comparación de ofertas y estudios de mercado que requiera EMERGENTE para la ejecución de sus programas y actividades.

2. Recaudar información sobre facturación, despacho y recepción de mercancías.

3. La evaluación de experiencia profesional, pagos, análisis financieros, revisión de políticas de comercio justo y cobros judiciales.

5. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN

Cualquier cambio o modificación sustancial a las políticas internas de tratamiento de datos personales, según lo previsto en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una forma efectiva que garantice su conocimiento y comprensión, lo cual se efectuará antes de implementar las nuevas políticas.

6. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

7. LOS ANEXOS QUE ENCONTRARÁ MÁS ABAJO HACEN PARTE DE ESTA POLÍTICA

Las presentes políticas rigen a partir del 1 de octubre de 2014.

Información de contacto del responsable del tratamiento de datos personales:

Nombre: CORPORACIÓN EMERGENTE
Cargo: ÁREA ADMINISTRATIVA – SERVICIO AL PÚBLICO
Dirección: CRA 18 # 13B-42 – VALLEDUPAR
Teléfono: 315 673 7771
E-mail: emergente.ec@gmail.com

En caso de que usted tenga alguna duda o inquietud con referencia al manejo de sus datos personales, puede escribir al correo electrónico: emergente.ec@gmail.com